Não importa se a sua empresa trabalha com serviços ou com venda de produtos, um ponto em específico é sempre delicado: o estoque. Afinal, seja para vender ou para uso próprio, o estoque consegue gerar uma dor de cabeça se não for devidamente cuidado.
Aqui entra a importância de discutir o assunto e consolidar um bom controle de estoque dentro da empresa, principalmente para as que dependem diretamente dele. Por exemplo, quem atua com varejo sabe que sobrevive graças ao estoque que possui, e isso afeta diretamente seu funcionamento.
O controle de estoque vem ganhando uma posição importante dentro das empresas, sendo alvo constante de modernização. Assim, é um dos principais departamentos que hoje recebem melhorias e novas tecnologias para auxiliar no seu funcionamento.
Enquanto uma parcela do mercado corre para buscar soluções tecnológicas do controle de estoque, uma outra parcela ainda sofre para criação de uma logística funcional. Entretanto, no fundo, todos buscam a mesma coisa: unicidade no tratamento de estoque.
Para tanto, seja na tecnologia ou nos métodos convencionais, a organização e o controle de estoque seguem sendo os melhores amigos de um gestor. Afinal, é desta forma que você garante que seu processo funcione e que não falte o básico para sua empresa funcionar como deve.
O que é controle de estoque?
O principal conceito para controle de estoque é a organização interna do mesmo buscando garantir que não faltem mercadorias ou que elas não estraguem. De maneira geral, é a gestão garantindo que a empresa é capaz de cumprir os prazos e contratos estabelecidos com clientes.
Além do controle de quantidade, é com o controle de estoque que a empresa mantém a qualidade dos produtos armazenados, principalmente se forem itens com prazos de validade. Nesse caso, é necessário um controle ainda mais rígido e cuidadoso.
Um processo completo de gestão envolve a integração dos dados que a empresa possui no quesito quantidade, qualidade, entrega, compra e venda. Ou seja, é um grande apanhado de dados e estatísticas usadas para consolidar as ações que serão tomadas.
Talvez o maior ganho da empresa que realiza uma gestão de estoque é a minimização de perdas ou prejuízos com mercadorias em geral. Assim, controlando a mercadoria, a empresa consegue ter noção de quanto vai perder e em quanto tempo.
Sabendo disso, é possível iniciar uma política de prevenção para que essa perda não venha a ocorrer, além de tentar otimizar esse processo de restauração. De maneira geral, com esse modelo de controle, é possível inclusive aumentar o lucro da empresa e o motivo disso é bastante simples: se você conhece seu estoque sabe como conservá-lo e o que precisa fazer para revender ou quando revender. Hoje em dia, esse tipo de informação é algo extremamente valioso e que pode alavancar sua empresa no cenário nacional.
Como fazer um controle de estoques?
Depois de entender o que seria e como o controle de estoque ajuda diretamente no desempenho de uma empresa, acaba surgindo a dúvida de como realizar. Dessa forma, listamos passo a passo para criação de um fluxo funcional dentro da sua empresa.
Antes de querer controlar, saiba o que está controlando
O primeiro passo para montar um controle de estoque é basicamente conhecer o que está armazenado, ou seja: fazer um relatório completo com a quantidade, marcas, tipos, vencimentos e estado de conservação. Com isso, você vai conseguir olhar de uma forma mais abrangente o que exatamente está tentando controlar.
Revise e refaça processos
No começo do artigo, falamos sobre como a tecnologia chegou para auxiliar no controle de estoque e como conseguiu minimizar processos. Dessa forma, um dos primeiros passos é sem dúvidas entender como a tecnologia pode te ajudar e qual delas se adequa à sua realidade.
Por exemplo, um software de acompanhamento de estoque é quase imprescindível para empresas hoje em dia, principalmente se você atua com varejo. Além disso, os sistemas de gestão mais modernos conseguem inclusive emitir alertas ou relatórios para datas próximas de validade ou risco de vencimento, e também para níveis mínimos e produtos em ponto de pedido.
Treinamento
Pouco vai adiantar adquirir sistemas de última geração e com grandes funcionalidades se você não treinar seus funcionários para fazer o melhor uso possível dos mesmos. Além disso, a falta de treinamento pode gerar um verdadeiro prejuízo.
Estamos falando de tecnologia e automação, mas mesmo nesses casos, em algum momento, existe uma interferência humana muito importante no que está sendo feito, por isso o ideal é que sua equipe esteja treinada e preparada não só para os sistemas, mas para conhecer de fato todo o fluxo de trabalho.
Saiba o quanto você pode perder
Claro que deve ser feito um trabalho para que não ocorram perdas ou danos em mercadorias no estoque, mas nem sempre isso é possível. Assim, o ideal é trabalhar com uma projeção realista de uma margem de perdas e colocar isto no seu custo.
Ë preciso definir o quanto você pode perder sem que se torne um prejuízo irrecuperável, pois se a empresa possui uma margem apertada, a equipe precisa ter um cuidado ainda maior com o processo que está desenvolvendo.
Movimente o estoque
Uma das principais dicas para evitar o prejuízo e a perda de estoque é fazer com que seu estoque rode constantemente. Ou seja, promoções.
Sim, a melhor forma de evitar perder dinheiro é diminuindo seu lucro no final. Por exemplo, sabe aquele produto da sua empresa que tem a menor saída possível e o estoque está enorme? Pois bem, chegou a hora de fazer uma limpa e criar uma promoção que faça com que esse produto saia de maneira mais rápida, e crie uma rotatividade do produto no estoque.
No geral, a ideia do controle de estoque é difundida de maneira constante e prioritária, pois estamos falando de um ativo valioso com força para alavancar uma empresa.
Independente do modelo de negócio que sua empresa pratique, o ideal é que o controle de estoque seja realizado da forma mais rigorosa possível, buscando padronização e evolução dos processos - desta forma sua empresa ganha em competitividade.